Les rapports Infolettre peuvent être configurés pour un ou plusieurs Flux de Mentions et peuvent être personnalisés avec une marque, une liste de destinataires spécifiques et une fréquence d’envoi.
Pour créer un nouveau rapport, cliquez sur l'onglet Rapports sur le côté gauche et sélectionnez Infolettre.
Créez votre rapport Infolettre
Lors de la création de votre rapport planifié, vous devrez d'abord définir :
Titre et ligne d’objet : Cela s'affichera dans la ligne d'objet du courriel et en haut du rapport.
Destinataires : Ajoutez manuellement des adresses e-mail individuelles dans le champ ou, alternativement, ajoutez des destinataires à partir d'une Liste de Distribution existante en sélectionnant la flèche vers le bas.
ASTUCE : Vous pouvez effacer tous les destinataires en cliquant sur l'icône ‘X’.
Envoyer en tant que : Le champ ‘Envoyer en tant que' est le nom de l’expéditeur, le champ ‘De' d’un courriel, pour les destinataires du rapport. Cela peut afficher le nom de votre Organisation, votre propre Nom d'Utilisateur ou une entité personnalisée.
Taille de la police : Choisissez votre taille de police: Petite, Normale ou Grande.
Mise en page : Choisissez entre Régulier ou Condensée.
Profil de Marque : Si votre Organisation a créé des Identités de Marque, vous pourrez en sélectionner une (Logo, Image d'En-tête, Couleur du Thème, Police) pour personnaliser un peu plus votre rapport en cliquant dessus. Si votre Organisation a créé plusieurs Identités de Marque, vous pouvez choisir celle qui vous intéresse en cliquant sur ‘Afficher tout’ pour toutes les révéler.
ASTUCE : Passez votre souris sur votre Identité de Marque préférée pour avoir un aperçu de la mise en page.
Langue : Choisissez dans quelle langue créer votre rapport.
Options Avancées : Continuez à personnaliser votre rapport Infolettre en utilisant les Options Avancées, il vous suffit de cliquer sur la flèche vers le bas pour sélectionner vos préférences :
Envoyer un courriel même s'il n'y a pas de mention
Afficher le nombre de mots-clés
Afficher les extraits de mots-clés mis en surbrillance
Inclure le rapport PDF
Condenser plusieurs mentions
Condenser plusieurs mentions (TV et Radio)
Inclure les éléments multimédias et les transcriptions
Masquer les dossiers sans contenu
Mentions en ligne de préférence
Ajouter un texte dans l'En-tête ou le Pied de Page
Une fois terminé, cliquez sur Sauvegarder si vous souhaitez enregistrer votre Rapport comme Brouillon. Vous pourrez reprendre votre rapport plus tard en sélectionnant le menu Rapports puis l’onglet Infolettre et en cliquant sur l'icône du crayon pour continuer l'édition. Sinon, cliquez sur Suivant.
2. Ajoutez vos Flux de Mentions et organisez votre Contenu
Maintenant que vous avez défini vos préférences, vous pouvez ajouter plusieurs Flux de Mentions soit Gérés ou Propriétaire à votre rapport Infolettre sous des Noms de Dossier, qui constitueront des sections à votre rapport. Une fois que vous avez créé un nouveau Dossier, choisissez le Flux de Mentions correspondant via le menu déroulant, puis cliquer sur Confirmer. Une fois fait, un tableau apparaîtra montrant la Moyenne de mentions quotidiennes (pour évaluer le volume de retombées) et les Types de Médias disponibles pour votre Flux de Mentions choisi. Vous pouvez ensuite activer/désactiver les Types de Médias que vous souhaitez voir apparaître dans le rapport, simplement en cliquant sur le type de média.
ASTUCE : Si vous avez créé plusieurs Dossiers, vous pouvez les déplacer en les faisant glisser et en les déposant pour changer l'ordre des sections du rapport. Sinon, passez votre souris à droite de l'étiquette de vos Flux de Mentions choisis pour Déplacer en Haut, Déplacer en Bas ou Supprimer.
Vous pouvez consulter les Options Avancées en cliquant la flèche vers le bas. Elles vous permettront : d’inclure ou d’exclure certains mots-clés de votre rapport, de choisir les retombées suivant leur numéro de page, le nombres de mots, d’inclure ou d’exclure certaines sources. Vous aurez la possibilité de trier vos retombées soit par : par Temps, Journaliste/Auteur, Source, Nombre de Mots ou Audience Potentielle, Equivalence de valeur publicitaire ou Score de réaction, soit par ordre croissant ou décroissant.
Vous pouvez également organiser votre Contenu par Type de Média à l'intérieur de vos Dossiers, il vous suffit de faire glisser et déposer les différents types de médias pour les ordonner.
Une fois vos sélections effectuées, cliquez sur Sauvegarder si vous souhaitez enregistrer votre Rapport comme Brouillon. Vous pourrez reprendre votre rapport plus tard en sélectionnant le menu Rapports puis l’onglet Infolettre et en cliquant sur l'icône du crayon pour continuer l'édition. Sinon, cliquez sur Suivant.
3. Options de Planification
Vous pouvez choisir la fréquence d’envoi souhaitée : Une fois, Hebdomadaire, Bimensuel ou Mensuel.
Une fois
Vous pouvez configurer l’envoi du rapport Infolettre une seule fois en sélectionnant la Date et l'Heure à partir du Calendrier, puis de définir la plage de contenu appropriée.
Hebdomadaire
Vous pouvez configurer l’envoi du rapport Infolettre de façon Quotidienne ou Hebdomadaire en sélectionnant le ou les jours de la semaine, l’heure d’envoi et d’indiquer la plage de contenu appropriée.
Par exemple, vous pouvez envisager de configurer un rapport planifié quotidien pour être livré du lundi au vendredi à 8h, contenant les dernières 24 heures de contenu, comme ci-dessous.
Vous pouvez également créer un rapport Hebdomadaire avec plusieurs horaires, pour capturer différents laps de temps de contenu. Vous cliquerez simplement sur Ajouter un nouvel horaire. Par exemple, vous pouvez souhaiter que votre rapport du lundi prenne en compte le contenu du week-end, et puis que du mardi au vendredi il prenne en compte les dernières 24 heures.
Le rapports Infolettre peut également être envoyé sur des horaires récurrents, tout au long de la journée. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d'un rapport Infolettre récurrent de 8h à 18h le lundi, livré toutes les 2 heures, couvrant les 2 dernières heures de contenu. Cela serait approprié lors de grandes annonces médiatiques suite à une AG, ou à des résultats financiers.
Tous les 15 jours
Vous pouvez configurer l’envoi d'un rapport Infolettre tous les 15 jours en sélectionnant la Date et l'Heure à partir du Calendrier, puis de définir la plage de contenu appropriée.
Mensuel
Vous pouvez configurer l’envoi d'un rapport Infolettre de façon Mensuel en sélectionnant le Jour et l'Heure, puis de définir la plage de contenu appropriée.
Dès que vous définissez une Fréquence d’Envoi pour l'un des types de programmation ci-dessus, vous serez alerté de la prochaine date et heure de livraison pour ce rapport. Vous aurez également la possibilité d' ‘Envoyer le Test’ pour prévisualiser votre rapport.
Une fois que vous êtes satisfait de vos sélections, cliquez sur Sauver et Fermer et votre rapport sera en direct.