Les rapports personnalisés par courriel sont un excellent outil pour créer des rapports sur mesure dans lesquels les médias sont regroupés par sections, thèmes ou catégories selon une image de marque personnalisée qui reflète votre organisation.
Pour créer un nouveau rapport, cliquez sur l’onglet Rapports à gauche et sélectionnez rapport personnalisés par courriel.
Créer votre rapport personnalisé
L’outil de création de rapport personnalisés par courriel affichera la configuration de votre dossier désigné, avec les flux de mentions qui s’y rapportent pour refléter le sommaire des mots-clés dans chaque dossier.
Pour ajouter une couverture à votre rapport, vous n’avez qu’à sélectionner votre flux de mentions souhaité dans le menu déroulant, puis faire glisser la couverture dans un dossier de votre choix à droite de l’écran. Vous remarquerez que vous pouvez également sélectionner la couverture précédemment étiquetée dans ce menu, ainsi que les téléchargements d’éléments médiatiques et les transcriptions demandés.
Lorsqu’un élément a été ajouté à un dossier, vous pouvez sélectionner la syndication dans le menu déroulant (le cas échéant).
Vous pouvez également choisir la position de l’élément (Déplacer avant/après) dans le dossier, le déplacer vers un autre dossier ou le supprimer complètement du dossier au moyen du menu situé dans le coin supérieur droit de la carte média.
La couverture peut être triée dans les dossiers selon l’heure, le journaliste ou l’auteur, la source, le nombre de mots et la portée potentielle par ordre croissant ou décroissant.
Les médias peuvent également être ajoutés à un rapport personnalisés par courriel sélectionnés à partir de flux de mentions individuels en dehors de l’outil création de rapport personnalisés par courriel en sélectionnant les trois points sur la carte média, puis en cliquant sur Ajouter rapport personnalisés par courriel.
Un message s’affichera vous invitant à ajouter un rapport de courriels personnalisé déjà préparé ou à en créer un nouveau.
Vous pouvez définir les accès de lecture de votre rapport pour l’ensemble de votre organisation grâce au bouton Visibilité situé dans le coin supérieur droit de l’outil de création de rapports de courriels personnalisé.
Une fois que toute la couverture pertinente a été ajoutée aux dossiers, cliquez sur Suivant pour commencer le processus de personnalisation.
Configuration de votre rapport personnalisés par courriel
À cette étape, vous pouvez ajouter vos destinataires au moyen d’une liste de distribution ou les entrer individuellement.
Précisez l’expéditeur comme étant vous-même, ou votre organisation, ou entrez un nom d’expéditeur personnalisé.
Sélectionnez votre profil de marque dans le menu déroulant pour personnaliser le rapport. Un aperçu apparaît à droite de la page, affichant l’image de couverture et l’image de la bannière sélectionnée. N’hésitez pas à communiquer avec votre directeur de comptes attitré pour établir les profils de marque de votre organisation.
Choisissez l’objet de votre courriel, la taille de la police, la date et le titre du contenu (le cas échéant) pour fournir de plus amples renseignements sur la couverture dans votre rapport.
L’ajout d’un résumé de la couverture à votre rapport donne à votre audience un aperçu de la couverture qu’il recevra. Les messages en bas de page sont utiles pour obtenir des renseignements supplémentaires sur la portée ou les personnes-ressources.
Le formatage des éléments dans les rapports personnalisés peut être ajusté au moyen des options Afficher les mots-clés surlignés sous forme d’extraits ou Afficher le nombre de mots-clés.
Le rapport complet peut également être mis en page en sélectionnant l'affichage des mentions Condensé, ce qui supprime les icônes et réduit l’espacement entre les lignes.
Une fois que le rapport a été personnalisé selon vos préférences, vous pouvez vous envoyer un courriel d’essai pour vérifier la présentation. Si vous êtes satisfait de l’aperçu, vous pouvez l’envoyer directement à votre liste de distribution.
Tous les rapports envoyés par votre organisation seront accessibles dans l’onglet dédié aux rapports personnalisés par courriel.
Tous les brouillons de rapports et les rapports envoyés ont les fonctions suivantes dans l’onglet Actions :
| 
|